Tips til ledere under en pandemi

Organisatoriske arbeidsmiljøtiltak for å redusere påkjenninger for ansatte under Covid-19:

1. Smitteverntiltak

Smittevern angår det organisatoriske arbeidsmiljøet og er det første som må ivaretas.

2. Gi informasjon tilpasset de ansattes behov

Unngå å bidra til informasjonsoverbelastning, gi relevant og kortfattet informasjon. Det er naturlig å ville vente til ting er mer avklart, men det er ofte bedre med midlertidige svar enn å vente, for å unngå usikkerhet og ryktespredning.

3. Sett klare prioriteringer

I ekstraordinære situasjoner er det behov for strenge prioriteringer. Det kan være krevende å få en felles aksept og forståelse for slike prioriteringer. Redegjør for hvilket handlingsrom du som leder og de som ansatte har, og hvordan det påvirkes av hensyn til beredskapsnivå og smittevern. Tydeliggjør hva som er «godt nok», slik at ansatte ikke bruker unødvendig tid på oppgaver eller føler seg stresset på grunn av et gap mellom forventninger og hva som er praktisk mulig

4. Fordel belastningen

Leder har et stort ansvar for å fordele arbeidet slik at plikten til å yte helsetjenester ivaretas, og samtidig sikre at belastningen er håndterbar også over tid, og oppleves rettferdig. Leder skal fortsatt tilstrebe å tilpasse arbeidet for arbeidstakere med særlige behov. 

5. Gjennomfør daglige pulsmøter

Gi oppdatering og nødvendige instrukser før og etter vaktskifter. Gi forberedelse til innsats, hva kan man vente seg, og hvordan skal det løses.

6. Ta jevnlige oppsummeringer

Sett av noen minutter ved vaktskifte til:
– Hva gikk bra?
– Hva gikk mindre bra?
– Har noen av de ansatte noe mer på hjertet?
Avrund med en positivt ladet oppsummering, med fokus på anerkjennelse, ros, oppmuntring og håp. Lag gjerne et kort referat/logg og send regelmessig ut på mail (1–3 ganger per uke).

7. Sørg for nødvendig avlastning

Vurder rotasjon til steder hvor det er mindre trykk i perioder. Unngå dobbeltvakter hvis det ikke er helt nødvendig. Oppfordre ansatte som blir slitne til å gi beskjed i en tidlig fase, slik at de får avlastning. Utbrenthet er lettere å forebygge enn å behandle. Oppmuntre medarbeiderne til å ivareta seg selv og sin helse.  Du som leder kan være en rollemodell, og samtidig ta nødvendig hensyn til deg selv, ved å sørge for egen avlastning og selvivaretakelse.

8. Ivareta nye medarbeidere, ros erfarne

Den krevende bemanningssituasjonen gjør at personell blir omdisponert, og det kommer mange nye medarbeidere. Å bli omdirigert og få oppgaver man er i tvil om hvorvidt man mestrer er en stor påkjenning for de fleste. Sats på frivillighet hvis det er mulig. Overgangen blir lettere når man som ny opplever å bli tatt godt imot og får opplæring. Gå gjennom enhetens oppgaver med tanke på hvilke som kan utføres av personell med mindre kompetanse. La nye gå sammen med erfarne der det er hensiktsmessig og mulig. Gi de erfarne honnør for dobbeltrollen de ivaretar når de lærer opp andre.

9. Legg til rette for psykososial støtte

Sosial støtte fra kolleger og ledelse kan virke modererende på opplevelsen av belastninger i arbeidssituasjonen, og dette er derfor spesielt viktig i disse tider.Vurder organisering av treffpunkter ut over de daglige oppsummeringene, for de ansatte som ønsker det, for å dele erfaringer og tanker. Les prosedyrer om psykososial støtte til ansatte ved kriser og traumatiske hendelser, ta kontakt med helseforetakets psykososiale beredskapsteam eller bedriftshelsetjenesten hvis du har spørsmål.

10. Involver verneombud og tillitsvalgte

Verneombud og tillitsvalgte kan være viktige støttespillere for å få informasjon om arbeidsmiljøet, høre hvordan det står til med de ansatte og vurdere tiltak når det gjelder både det organisatoriske og det psykososiale arbeidsmiljøet. Under ekstraordinære omstendigheter er et godt arbeidsmiljø vel så viktig som i andre perioder. Det er kritisk for å kunne gjøre jobben, ivareta pasientsikkerheten, bevare helsen over tid og unngå utbrenthet.

(Bearbeidet med utgangspunkt i materiale fra Oslo universitetssykehus.)